Assistenz (d/w/m) Personal- und Officemanagement

Fachgebiet
Kardiologie

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Arbeitszeit
Teilzeit

Eintrittsdatum
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Bewerbungsfrist
06.11.2026

Einsatzort DHZC
Campus Virchow-Klinikum, Wedding

Jobcode
8261

Entgeltgruppe
E9b

Arbeiten an der Charité

Am Institut für kardiovaskuläre Computer-assistierte Medizin (ICM) entwickeln wir modernste digitale Lösungen für die Medizin – von der Prävention und Früherkennung über die personalisierte Therapieplanung mit automatisierten Entscheidungsunterstützungssystemen bis hin zu Lösungen für das Monitoring nach dem Klinikaufenthalt.

Ein wichtiger Fokus liegt auf klinischer Translation, die unsere Forschung unmittelbar in die Patientenversorgung bringt und die digitale Transformation der Herzmedizin vorantreibt.
Kardiovaskuläre Spitzenforschung. Dabei arbeitet am ICM ein interdisziplinäres Team aus Medizin, Informatik, Mathematik, Physik, Biologie und Ingenieurwissenschaften eng mit den Kliniken des Deutschen Herzzentrums und den Centren der Charité zusammen. Darüber hinaus ist das ICM Teil regionaler, nationaler und internationaler Wissenschaftsnetzwerke und vielfältige Industriepartnerschaften ergänzen unsere Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten und spielen eine zentrale Rolle in der Translation.

Die Stelle im Überblick

Sie unterstützen die Institutsleitung bei der Organisation und Weiterentwicklung des Teams und übernehmen eine zentrale Rolle in personalbezogenen und organisatorischen Abläufen. Als Ansprechperson für Mitarbeitende koordinieren Sie teaminterne Prozesse selbstständig und tragen zu einer verlässlichen Kommunikation und Zusammenarbeit bei. Hierzu gehören insbesondere folgende Aufhaben:

Personalplanung, Teamorganisation und der Weiterentwicklung interner Abläufe
Übernahme der Rolle als zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende bei organisatorischen und personalbezogenen Anliegen sowie Schnittstelle zu den zuständigen Verwaltungsbereichen
Organisation und Begleitung von Onboarding und Offboarding sowie Unterstützung bei Vertragsverlängerungen, Fortbildungen, Arbeitszeitthemen und Abwesenheiten
Koordination und Betreuung von Angelegenheiten wissenschaftlicher und studentischer Hilfskräfte sowie Unterstützung bei weiteren personalbezogenen Vorgängen.
Vorbereitung und Koordination von Teammeetings, internen Workshops und Teamveranstaltungen sowie Nachverfolgung gemeinsam vereinbarter Aufgaben
Unterstützung der teaminternen Kommunikation und des Informationsflusses sowie Pflege geeigneter gemeinsamer Arbeits- und Informationsstrukturen
Organisation von Fortbildungs- und Teamentwicklungsmaßnahmen sowie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender

Danach suchen wir

Eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Berufsausbildung mit entsprechener Beruferfahrung oder ein geeigneter Bachelorabschluss
Erfahrung in der Personaladministration, Teamkoordination oder in vergleichbaren organisatorischen Aufgaben
Kenntnisse von Personalprozessen wie Recruiting, Onboarding, Vertragsangelegenheiten oder Arbeitszeitthemen
Idealerweise Erfahrung im Hochschul-, Forschungs- oder öffentlichen Umfeld
Gute Anwenderkenntnisse in gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
Erfahrung mit digitalen Kollaborations-Tools wie Zoom, MS Teams, MS SharePoint oder Confluence wünschenswert
Verhandlungssichere Deutschkenntnise sowie Englischkenntnisse für die Kommunikation in einem internationalen Arbeitsumfeld

Darüber hinaus wünschenswert:

Organisationstalent sowie ein strukturierter, eigenständiger und lösungsorientierten Arbeitsstil
Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen sowie ein kooperatives und serviceorientiertes Auftreten
Gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen und eine verlässliche Kommunikation
Ein freundliches, verbindliches Auftreten sowie Interesse daran, Teamprozesse aktiv mitzugestalten

Das bringt die Charité mit

Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
Fahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus
Eine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen (weitere Informationen finden Sie hier)

Informationen zur Stelle

Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Hier finden Sie alle Informationen zum Gehalt und Tarifvertrag
Die Position ist in Teilzeit mit 19,25 Wochenstunden (50%) zu besetzen und nach § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 TzBfG auf 60 Monate befristet
Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard (ab 01.01.2027: 31 Tage)
Die Bewerbungsfrist endet am: 06.11.2026
Kennziffer: 8261

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Bei Fragen wenden Sie sich gern an:

Grischa Gabel
Research Management
grischa.gabel@dhzc-charite.de